Met wie ga ik in zee?
Controleer vooraf altijd met wie u zaken doet. Via het handelsregister van de Kamer van Koophandel komt u al een hoop te weten. Staat de onderneming bijvoorbeeld nog wel ingeschreven? Gaat het om een grotere opdracht? Wellicht is het dan zinvol om een kredietcheck uit te voeren. Via deze check krijgt u inzicht in de financiële gezondheid van de opdrachtgever.
Maak vooraf afspraken
Wet- en regelgeving bepaalt welke kosten u in rekening mag brengen. Deze dienen echter wel kenbaar gemaakt te worden alvorens deze (door een incassobureau) in rekening gebracht worden. Door deze bepaling al vooraf in de voorwaarden op te nemen, vermindert u eventuele geschillen aangaande deze kosten. Daarnaast bestaat er een onderscheid in de hoogte van deze kosten bij particuliere of zakelijke samenwerkingen.
Wist u dat: Wettelijk is vastgelegd dat alle business-to-business facturen binnen 30 dagen moeten worden betaald. Ook als u niets contractueels (m.b.t. het betalingstermijn) heeft vastgelegd.
Moet een factuur aan bepaalde eisen voldoen?
Uiteraard, een factuur moet wel degelijk aan bepaalde eisen voldoen. Controleer uw facturen en zorg dat deze aan de wettelijke eisen voldoet. Op de website van de belastingdienst staan de factuureisen beschreven.
Wist u dat: Ondernemers verplicht zijn om facturen minimaal 7 jaar te bewaren.
Beste moment om te factureren?
Wacht u op betalingen van consumenten? Grote kans dat rond de maanden mei en december uw facturen eerder betaald worden. In deze maanden wordt namelijk het vakantiegeld en eventuele eindejaarsuitkering uitgekeerd. Stuurt u een factuur naar ondernemers met personeel? Houd er dan juist rekening mee dat er in deze maanden slechter wordt betaald.
Verstuur op tijd een betalingsherinnering
Blijft de betaling uit? Verstuur dan een betalingsherinnering. Uw klant zal u er niet aan herinneren dat de factuur nog openstaat.
Het versturen van een herinnering is voor starters vaak een grote stap. Toch is het een efficiënt middel voor het ontvangen van betalingen. Mocht de herinnering niets opleveren, probeer dan telefonisch contact op te nemen met de klant. Geeft ook dit geen resultaat? Verstuur dan een aanmaning en eventuele ingebrekestelling. Na de ingebrekestelling nog steeds niets ontvangen? Schakel dan hulp in van een incassokantoor.
Houd de betalingsherinnering, aanmaning en ingebrekestelling bij in uw administratie. Bij eventuele vervolgstappen bent u genoodzaakt aan te tonen dat de verschillende acties zijn ondernomen.
Klanten van coeo ontvangen voorbeelden van betalingsherinnering, aanmaning en ingebrekestelling op maat gemaakt. Tevens kan er gebruik gemaakt worden van het coeo logo welke op de ‘ingebrekestelling’ staat.
Wat kan een incassobureau betekenen?
Is er na de aanmaning nog steeds niet betaald? Wacht niet te lang met het inschakelen van een incassobureau. Een incassobureau kan u helpen de openstaande facturen betaald te krijgen en bespaart u de nodige negatieve energie. Het incassobureau zal proberen in een relatief korte periode de factuur betaald te krijgen en houdt hierin rekening met de positie van uw klant én de relatie welke u heeft met uw klant. Mocht een factuur niet op korte termijn betaald worden, brengt het incassobureau in kaart of de achterstand ligt aan het feit of de klant niet wil óf niet kan betalen. Deze informatie is essentieel om u te kunnen adviseren of het inschakelen van een deurwaarder wenselijk is.
